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Verkartung Hildegard Stöcken - Projektanfang

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Bild: Archivbesuch im Dänemark

 

 

Wie hat das gesamte Projekt begonnen:

 

Ahnenforscherstammtisch Flensburg                                                                      November 2016

Betr: Verkartungsunterlagen aus Handewitt und Bau von Frau Hildegard Stöcken

Eines unserer aktivsten Mitglieder, die leider verstorbene Frau Hildegard Stöcken, hat uns eine (schon von ihrem Vater begonnene) umfangreiche handschriftliche Verkartung der Kirchspiele Handewitt und Bau hinterlassen. Es handelt sich hier um etwa drei Regelmeter beidseitig beschriebener DIN A4-Blätter in Ordnern und z.T. lose in Kartons. Die Verkartungsblätter erhalten jeweils eine Familie, die Grundlage sind somit immer die Ehedaten eines Paares.

Die Vorderseite eines Verkartungsblattes enthält die Ehedaten, wenn bekannt auch die Eltern der Eheleute, auf der Rückseite sind die Kinder (manchmal auch Paten) eingetragen. Einige Karten enthalten viele zusätzliche Angaben, andere sind kaum beschrieben.

 

Grundlage:

Frau Stöcken hatte einen großen Teil ihrer Daten im Kopf und konnte erstaunlich schnell die richtigen Verkartungsblätter finden und bearbeiten. Gerne hat uns Frau Stöcken genealogische Fragen beantwortet und Ahnenauszüge für unsere eigenen Forschungen erstellt.

Leider ist für uns Außenstehende die Verkartung nur sehr eingeschränkt bis gar nicht nutzbar. Zwar sind die allermeisten Karten alphabetisch geordnet, jedoch gibt es auch mehrere Ordner mit Verkartungsdaten, die nicht eingeordnet sind. Erstaunlich, dass Frau Stöcken trotzdem alles finden konnte.

Eine Benutzung der jetzt vorhandenen Papierverkartung ist nach meiner Meinung nahezu unmöglich. Zum einen ist die Papiergüte in Teilbereichen so schlecht, dass schon ein Zerfall der Blätter eingesetzt hat. Zusätzlich ist zu befürchten, dass bei einer manuellen Benutzung der Blätter in ganz kurzer Zeit die alphabetische Ordnung verloren geht und somit schon nach kurzer Benutzungszeit kaum noch ein erfolgreiches Suchen und Finden möglich ist.

Ein großer Nachteil der Verkartung ist außerdem, dass die Sortierung nur nach den Ehemännern erfolgte. Das Suchen nach einer Frau ist nicht möglich.

Ich habe mir daher Gedanken gemacht, wie diese Daten vernünftig gerettet und vielleicht auch einfacher und umfangreicher nutzbar gemacht werden könnten.

Da ich zur Zeit auch versuche, die Flensburger Bevölkerung ab 1860 bis einschließlich der nicht geschützen Standesamtsdaten zu erfassen, habe ich inzwischen viel Übung in der Umwandlung von großen Datenmengen.

 

Datensatz:

In der Anlage liegt ein Musterdatenblatt bei, die Bilddatei Han-A-00030.jpg. Die Daten dieses Blattes sind auch in der oberste Zeile 2 (unter den Überschriften) jeweils als Mustereingabe in der Excel-Datei enthalten.

Ich habe für mich selbst eine Probedatenerfassung vorgenommen. Dabei stellt sich heraus, dass der optimale Mindestdatensatz jeweils die Daten der Eheleute und die Verknüpfung der Ehe enthalten muss.

Praktisch folgt daraus folgender Datensatz: Heiratsdatum und –ort, jeweils Name und Vorname der Eheleute, Geburtsdatum und Ort, eventuell noch Beruf und (nicht so wichtig) die Vornamen der Eltern.

Bei diesem Datensatz ist weitgehend sichergestellt, dass kaum Namen doppelt eingegeben werden und jede Verkartungskarte somit auch den Eheleuten zugeordnet werden kann. Es ist dann vorgesehen, die Exceleingaben in eine Gedcom-Datei zu übertragen und dann als verlinkte html-Datei auszugeben. Die entsprechende Verkartungskarte kann bei Aufruf einer Person mit angezeigt werden kann und somit alle Eintragungen der Verkartungskarte von Frau Stöcken (Eltern, Kindern usw.) sichtbar sind.

Es versteht sich von selbst, dass dann auch die alphabetische Suche einfach ist und die Ehefrauen problemlos gesucht und angezeigt werden können.

Grundsätzlich würde ich die Datei so aufbauen wie meine Adelby-Seite, jedoch nur in einer geschlossenen Benutzergruppe. Zugang haben dann alle, die sich an der Erfassung der Daten beteiligen.

 

Datenerfassung:

Die Datenerfassung stelle ich mir folgendermaßen vor:

Ich werde eine Excel-Tabelle mit den erforderlichen Datenfeldern erstellen. Die Eingaben werden zu Paketen von ca. 100 Verkartungsblättern (nur Vorderseite) aufgeteilt und an Teilnehmer der Dateneingabe verteilt.

Die Excel-Datei ist so vorbereitet, dass der Name der Bilddatei (z.B. Han-A-00150) jeweils zu einer Eingabezeile paßt. Nur so ist es später möglich, die Daten- und Bilddatei später zusammenzuführen.

In der Startphase stelle ich mir vor, nur 50 Datensätze herauszugeben, wobei ich als Muster die erste Zeile selbst ausfüllen werde. Zusätzlich ist als Hilfe das Musterblatt als erste Eingabezeile vorhanden.

Ein Teilnehmer würde von mir eine Mail mit der Excel-Tabelle erhalten und einen Link mit den Bilddateien zu runterladen.

Bei dem Ausfüllen der Excel-Tabelle muß man die Bilddatei auf dem Bildschirm anzeigen lassen. Sinnvoll ist es daher, einen Rechner mit zwei Bildschirmen zu benutzen oder die Bilddateien auf einem Laptop anzeigen zu lassen und die Excel-Tabelle auf einem Rechner zu erstellen (oder umgekehrt). Alternativ kann sich jeder die Bilddateien natürlich auch ausdrucken und dann abschreiben.

Wenn ich eine Excel-Tabelle ausgefüllt zurückerhalte (nur die Excel Tabelle, nicht die Bilddateien), stelle ich alles zusammen und erzeuge die html-Datei zusammen mit den Bilddateien. Dabei würde ich, wenn eine Buchstabe (z.B. alle Nachnamen mit A) die Datei jeweils überprüfen (nur die Struktur, nicht die Eingaben), versuchen bei gleichen Namen schon Verknüpfungen mit den Vätern herstellen und die Datei in der geschlossenen Benutzergruppe für alle Teilnehmer zugänglich machen.

Wenn ein Teilnehmer seine zugeschickte Datei nicht ausfüllt, bleibt dieser Bereich natürlich vorläufig liegen! Jedoch sind die Pakete eigentlich so klein, dass sich jeder zumindest das zugesandte Paket ausfüllen kann. Es ist wohl logisch, dass mancher mehr und andere weniger eintragen, jedoch sollten wir für jeden Teilnehmer dankbar sein. 

Der Umfang der Angaben auf den Verkartungsblättern ist sehr unterschiedlich. Es gibt Blätter mit extrem vielen Angaben, oftmals sind aber auch nur die Namen ohne Daten angegeben.

Nach einem Eingabetest braucht man für 100 Blätter nach der Einarbeitungsphase ca. 3 Stunden. Ich finde durchaus, dass sich für diese kurze Zeitspanne das Teilnehmen lohnt und keinen überfordert.

Es sollten auch nicht nur Mitglieder aus unserem Kreis die Daten bearbeiten, sondern es gibt sicher Außenstehende (z.B. in Handewitt), die sich auch beteiligen können und wollen.

Ganz überschlägig sind in Handewitt ca. 11.000 Karten vorhanden, in Bau knapp 5.000. Bei 20 Teilnehmern und 3 Runden mit jeweils 100 Karten hätten wir also schon 6.000 Karten geschafft. Das muß doch möglich sein!

(nachträgliche Anmerkung: in der Zwischenzeit sind ein paar tausend weitere Karten aufgetaucht!)

Damit auch das Kirchspiel Bau bearbeitet wird, sollten wir nicht zuerst nur Handewitt bearbeiten (und danach hat keiner mehr Lust). Wer nur Bau eingeben möchte, kann auch nur diese Karten bekommen.

Wenn die ersten Daten und Karten für die Teilnehmer sichtbar sind, hoffe ich auf Tabellen mit der Signatur der Personen, die ich zusätzlich verknüpfen kann. So würde die Datei immer umfangreicher und interessanter. Zusätzlich könnten Teilnehmer dann die Kinder eingeben und mir als Gedcom-Datei zusenden, mit Angabe der Signatur der Eltern.

 

Eingaben in die Exceltabelle:                                                                                                                    November 2016

Jede Bilddatei im jpg-Format eines Familienblatt hat einen Namen mit einer Nummer. Es muss jeweils die Eingabezeile und die Bildnummer zusammenpassen.

In Spalte A ist der Name (z.B. HAN-A) in Spalte B die Nummer (z.B. 30) enthalten und von mir bereits vorgegeben. Die erste Eintragungszeile ist als Musterzeile vorgegeben.

Allgemein gilt: wenn keine Angaben vorhanden sind, bitte die Felder leer lassen. Bitte keine Striche oder gar Leerzeichen eintragen. Auch Leerzeichen hinter der letzten Namens- oder Ortseingabe bitte vermeiden. Bitte alle Namens- und Ortseintragungen in Gross- und Kleinschreibung. Eingaben immer so eintragen, dass alles plausiebel ist.

Um die Eintragungen in den Spalten von links nach rechts vornehmen zu können, gegebenfalls statt RETURN die Pfeiltaste nach RECHTS verwenden.

Die Eintragungen beginnen in Spalte C bis E mit dem Heiratsdatum.

Um ein Datum später in das Gedcom-Format umsetzten zu können ist es erforderlich, jeweils den Tag, Monat und Jahr in eine eigene Spalte zu schreiben. Zusätzlich müssen Tage und Monate mit nur einer Ziffer (z.B. der fünfte eines Monats) mit einer führenden Null (0) eingegeben werden, also hier mit 05.

Der 3.5.1968 ist somit in Spalte C mit 03, in Spalte D mit 05 und Spalte E mit 1968 einzutragen!

Falls kein Datum bekannt ist kann auch ein geschätztes Datum (z.B. ermittelt aus dem Geburtsdatum etc. angegeben werden. Dann ist in Spalte F eine s einzutragen für „Schätzung“.

Spalte G:  Heiratsort (hier oftmals: Handewitt)

Spalte H: Nachname des Mannes

Spalte I:  Vorname des Mannes

Spalte J: Geschlecht (die Angabe ist zum erzeugen der Gedcom-Datei absolut erforderlich, kann aber hier als Eingabe entfallen). m = Mann, f = Frau, u = unbekannt

Spalte K bis O: Geburtsdatum und –ort für den Mann, sinngemäß wie Heiratsdatum

Spalte P bisW: Eingaben für die Frau (alles sinngemäß wie bei dem Mann)

Spalte X: auf Wunsch Bemerkungen als Text eingeben, gegebenenfalls zusätzliche Angaben (wie z.B.: Name z.T. unleserlich, Ehemann s. Chronik Handewitt S. 312, s.a. Bügerbuch Flensburg Nr. 12345 usw.).

Spalte Y: Beruf des Mannes

Spalte Z: Beruf der Frau

Die weiteren Spalten sind für die spätere Bearbeitung vorgesehen, die ausgefüllt werden können (z.B. wenn das Sternbedatum bekannt ist). In den Spalten AJ und AK kann jeweils der Vorname des Vaters angegeben werden. Das würde mir eine spätere Verküpfung der Daten erleichtern!

Es können zusätzliche Spalten angefügt werden, ich werde dann versuchen, auch diese Angaben auszuwerten.

Bitte nur bekannte Daten eintragen, ansonsten die Felder leer lassen!

Es ist sehr vorteilhaft, einen Computer mit 2 Bildschirmen zu verwenden oder sich die Bilddatei während der Eintragung gesondert auf einem Laptop anzeigen zu lassen. Bestimmt wird am Anfang nicht alles klappen; dann bitte um Nachricht und wir versuchen zu helfen oder Änderungen vorzunehmen. Die Teilnehmer werden wahrscheinlich erst nach der zwanzigsten Dateneingabe herausfinden, wie es richtig geht. Ich bitte daher jeden Teilnehmer, mind. 20 Datensätze einzutragen bevor man eventuell aufgibt. Möglich ist das ganze ohnehin nur, wenn sich möglichst viele (mind. 20 bis 30 Teilnehmer) beteiligen.

Nach ausfüllen der Excel-Tabelle die Datei (ohne Verkartungsbilder) bitte zurück an martensen@t-online.de

Bitte dann auch angeben, wieviel Blätter als nächstes bearbeitet werden können und ob bestimmte Anfangsbuchstaben gewünscht sind. Für mich ist es erheblich einfacher, große Dateien zu versenden (Mindestgröße 100 Blätter).

HM

 

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Helmut Martensen, Jupiterweg 10, 24943 Flensburg
Tel. 0461/63816, E-Mail: Martensen @ t-online.de